Memproteksi Dokumen Office 2007

Di Microsoft Office 2007, Ada banyak cara untuk mengamankan dokumen Microsoft Word. Simaklah cara mengamankan dokumen Microsoft Word.

Konon, Microsoft Word adalah peranti lunak yang paling banyak digunakan orang kantoran"juga orang rumahan"untuk membuat berbagai dokumen, mulai dari surat untuk klien, laporan keuangan untuk bos, atau tugas-tugas kuliahan.

Dokumen-dokumen itu bisa menyebar melalui banyak media, termasuk internet. Meskipun banyak orang sudah sadar kalau di internet itu banyak œpenjahatâ yang bisa mencuri data, masih banyak orang membiarkan dokumennya tidak terlindung. Padahal, dokumen itu bisa berisi data penting yang bisa saja bersifat rahasia. Kalau saja dokumen itu jatuh orang jahat, bayangkan apa yang bisa terjadi. Orang itu bisa menggunakan informasi rahasia itu untuk kepentingan dirinya sendiri.

Makanya, PCplus menyarankan agar dokumen berisi informasi rahasia baiknya dilindungi. Untungnya, Microsoft Office 2007 punya fitur untuk melindungi dokumen.Tidak hanya satu, tapi beberapa fitur sekaligus, misalnya fitur tanda tangan digital dan enkripsi. PCplus akan membahas cara menandatangani dokumen dan cara mengenkripsi serta memberi password pada dokumen Microsoft Word.

 
 

Tanda Tangan Digital

Tanda tangan digital tetap membuat dokumen bisa dibuka dan dilihat isinya. Tanda tangan digital juga tidak melindungi dokumen dari perubahan. Orang bisa saja menghapus tanda tangan digital, kemudian mengubah isi dokumen. Terus, apa tujuan tanda tangan digital?

Tanda tangan digital bisa menunjukkan bahwa orang yang menandatangani dokumen sudah mengetahui isi dokumen dan setuju akan isinya. Ketika dokumen itu sampai ke tempat lain, orang yang membaca pun yakin bahwa isi dokumen itu valid karena sudah diketahui orang yang menandatangani dokumen.

Bisa saja ada orang menghapus tanda tangan dan mengubah isi dokumen. Tapi, ketika dokumen diubah, tanda tangan pun hilang. Dokumen pun bisa dinilai tidak valid lagi.

Berikut ini adalah cara menambahkan tanda tangan digital pada dokumen.

1.      Setelah dokumen selesai dibuat, simpan dalam format yang kompatibel dengan tanda tangan digitalâ€"docx dan doc mendukung tanda tangan digital.

2.      Klik logo Microsoft Office di pojok kiri atas, dan arahkan pointer pada [Prepare], kemudian kilk [Add a digital Signature].

3.      Klik [OK] pada kotak yang muncul.

4.      Isikan informasi yang dibutuhkan.

5.      Isikan alasan pemberian tanda tanganâ€"tidak diisi juga tidak apa-apa.

6.      Klik [OK].

7.      Di sebelah kanan, muncullah tanda tangan digital.

 
 

Enkripsi dan Password

Pemberian tanda tangan digital tidak ada pengaruh pada isi dokumen. Isi dokumen bisa dibaca dengan jelas oleh sembarang orang. Nah, kalau informasi yang dikandung oleh dokumen tidak boleh dibaca oleh sembarang orang, harus pakai teknik lain. Itulah teknik enkripsi dan password.

Microsoft Office 2007 memiliki Advanced Encryption Standar (AES) dengan key 128 bit dan SHA-1 hashing. Ketika dokumen diberi enkripsi dan password, hanya orang yang tahu kuncinya yang bisa membuka. Begini cara menambahkan enkripsi dan password pada dokumen.

1.      Klik logo Microsoft Office di pojok kiri atas lalu arahkan pointer ke [Prepare]. Klik [Encrypt Document].

2.      Isikan password sesuka hati, tapi buatlah password yang susah ditebak dengan menggunakan kombinasi huruf kapital, non-kapital, angka, dan simbol dengan panjang minimal delapan karakter.

3.      Isikan password sekali lagi.

4.      Nah, sekarang dokumen pun telah dilindungi. Orang yang hendak membuka dokumen harus memasukkan password.

 
 

Boks:

Melindungi Bagian Tertentu Saja

Ketika sebuah dokumen dienkripsi dan diberi password, seluruh dokumen jadi tidak bisa diakses oleh orang yang tidak tahu password. Tapi, bagaimana kalau ada sebuah dokumen yang hanya bagian tertentu saja? Misalnya, orang tidak bisa mengubah jenis huruf, ukuran huruf, dan header. Bisakah? Jawabnya bisa.

Ikuti langkah-langkah berikut ini.

1.      Klik [Review] di ribbon, sebutan untuk toolbar Microsoft Office.

2.      Klik [Protect Document] di paling kanan.

3.      Klik [Restrict Formatting and Editing].

4.      Beri tanda centang pada [Limit formatting to a selection of styles] pada panel kanan yang baru saja muncul untuk mencegah perubahan format.

5.      Klik [Settings] yang ada di bawahnya.

6.      Pilihlah bagian-bagian yang tidak bisa diubah dengan membiarkan tanda centang di depannya.

7.      Klik [OK].

8.      Langkah berikutnya untuk mencegah perubahan isi dokumen. Beri tanda centang pada [Allow only this type of editing in the document].

9.      Pada menu drop-down di bawahnya, pilih bagaimana perubahan akan diberi aksiâ€"dicegah atau dicatat.

10.   Klik [Start Enforcing Protection] untuk melindungi dokumen.

Baca Juga Yang Dibawah